Chapitre 6
Gérer le temps et l’espace
Lorsque vous travaillez à distance que ce soit depuis chez vous ou bien en situation nomade, il est primordial que vous mettiez en place une organisation qui vous corresponde.
En outre, vos conditions de travail sont importantes. Il faut donc que vous travailliez dans des lieux qui vous conviennent et propices à vos activités professionnelles. L’aménagement de ces lieux ainsi que le matériel à disposition doivent être pris en considération.
Les outils de veille
Nous sommes de plus en plus confrontés au traitement d’une masse de données à traiter de plus en plus importante. Afin de ne pas sombrer face à cette infobésité*, il est indispensable d’organiser sa veille informationnelle.
Les agrégateurs de flux RSS* sont particulièrement utiles dans le cadre d’une veille professionnelle.
Un flux RSS* (Really Simple Syndication) est un flux au format XML permettant à ses abonnés de récupérer automatiquement une partie (titre ou extrait) ou la totalité d’un article nouvellement créé.
Un bon agrégateur de flux RSS doit impérativement :
- Catégoriser les sources sur Internet.
- Pondérer les sources.
- Permettre de visualiser les publications en temps réel.
- Synthétiser l’information et être personnalisable.
Il existe de nombreux outils qui vous permettent de vous abonner à des flux RSS mais aussi de les classer, les filtrer et les gérer. Ils permettent ainsi de suivre vos sites Internet préférés et surtout les supports professionnels en rapport avec vos centres d’intérêt.
Ainsi, il est possible de consulter en un seul endroit les dernières actualités de multiples sites web, sans avoir à les visiter.
Parmi les nombreux agrégateurs de flux RSS8, nous pouvons citer : Netvibes, Feedreader, The Old Reader, feeder.
Nous avons choisi de vous présenter Feedly. Cette application web, développée par la société informatique DevHD, est sortie le 15 juin 2008.
Dès l’annonce de la fermeture de Google Reader en mars 2013, Feedly a commencé à récupérer de nombreux utilisateurs.
Désormais, il se présente comme un acteur qui compte sur le créneau des agrégateurs de flux RSS.
Avec Feedly, vous pouvez rechercher des connaissances à travers le web sans avoir besoin de tout lire.
Vous remédiez à la surcharge d’information en trois étapes :
- Vous repérez et organisez les flux qui vous intéressent.
- Vous enseignez à Leo, votre assistant de recherche à base d’intelligence artificielle, ce qui est important pour vous. Il vous signale les informations pertinentes à partir de toutes les sources : sites web, blogs, réseaux sociaux, newsletter…
- Si vous le souhaitez, vous partagez ces informations et connaissances avec d’autres personnes.
Feedly est gratuit pour les 100 premières sources, et peut convenir pour des travailleurs individuels, des petites structures et des étudiants.
Les entreprises qui veulent profiter de plus de fonctionnalités peuvent souscrire à l’abonnement mensuel Pro à 6 $ ou Pro+ à 8,25 $. Le premier donne accès à 1 000 sources, Pro+ permet d’intégrer 2 500 sources et active les compétences basiques de l’intelligence artificielle. Pour bénéficier des compétences plus avancées, il faut choisir l’offre Enterprise dont le tarif est transmis sur devis.
Outils d’agenda en ligne
L’agenda papier est désormais remplacé par nos ordinateurs, nos tablettes et nos smartphones.
Il existe des applications pour synchroniser vos agendas.
De gros éditeurs de logiciels proposent ce type d’outils. C’est également le cas de certains outils décrits précédemment et qui incluent ce type de fonctionnalité.
Outlook
Outlook.com est un service de messagerie web de la société Microsoft. Créé en 1996 par Jack Smith sous le nom de « Hotmail », ce service est acquis en 1997 par Microsoft. Outlook intègre une partie agenda. Compris dans le pack Office, Outlook est fortement répandu dans le monde de l’entreprise.
Google Agenda
Google Agenda (en anglais Google Calendar) est un service gratuit offert par Google à toute personne ayant un compte.
Pour les professionnels Google Agenda est également inclus dans l’offre Google Workspace (anciennement G Suite) qui permet de mieux intégrer tous les produits Google dans une application multi-utilisateurs d’entreprise.
Google Agenda c’est tout d’abord un agenda clair et lisible qu’il est possible d’enrichir avec des cartes, des photos. L’ensemble du calendrier peut être visualisé pour la journée, la semaine ou le mois. Vous pouvez créer autant de calendriers que vous le souhaitez.
Chaque calendrier peut être partagé avec le contact de vos choix. Vous pouvez soit lui donner uniquement des accès en lecture, soit en modification (compte Google obligatoire). Si votre contact dispose d’un compte Google alors le calendrier partagé s’installera dans son agenda et il le verra avec les siens. Notez qu’il est possible de masquer un calendrier à tout moment.
Doodle
Comme nous l’avons vu dans le chapitre 3, Doodle est une application utile pour créer des rendez-vous et planifier des événements. Elle sert également à organiser des sondages.
Avec Doodle, il est possible de créer un calendrier que vous pouvez partager.
Pour cela, il vous suffit de créer une page MeetMe. Personnalisable, vous pouvez y ajouter une photo ainsi que des informations basiques. Une fois votre profil personnel créé, vous pouvez envoyer son URL aux personnes concernées.
Il existe de nombreux logiciels d’agenda en ligne.
Acuity Scheduling
Acuity Scheduling est une solution pour les entreprises.
Il s’agit d’un assistant en ligne qui gère votre planning. Avec votre page de planification personnalisée, vos clients peuvent connaître rapidement vos disponibilités et prendre eux-mêmes leurs rendez-vous. Il vous est possible de gérer plusieurs emplacements et plusieurs employés, de choisir le calendrier que vous souhaitez montrer à vos clients.
SmartAgenda
C’est une solution française spécialisée dans les agendas partagés. Elle vous permet de gérer :
- Votre agenda sur mesure.
- Vos prises de rendez-vous.
- Les rappels par e-mails ou SMS.
- Les paiements en ligne Stripe.
- Plusieurs agendas partagés.
- Etc.
Smart Agenda est un outil qui peut convenir à différents secteurs d’activité (professionnels de la santé, collectivités, éducation, start-up…).
Smart Agenda est conforme au Règlement général sur la protection des données (RGPD).
La solution est payante et il n’existe pas de version gratuite. Le premier abonnement démarre à 39 € HT par mois.
L’agenda en ligne qui vous correspond dépend souvent de votre activité.
Il est à noter qu’il existe des solutions d’agenda spécifiques à certains métiers ou à certains secteurs d’activité.
Lutter contre le vrac numérique
Au rythme actuel de la croissance des volumes d’information et de données, toutes les organisations seront confrontées, à un moment ou à un autre, à un problème de dispersion de leurs fichiers numériques.
Le vrac numérique9 désigne un ensemble de documents bureautiques très hétérogènes se caractérisant par une absence fréquente de règles de classement et de nommage, l’utilisation de caractères susceptibles de poser des problèmes, un stockage aléatoire et une arborescence construite sans logique prédéfinie.
Le vrac numérique engendre de multiples risques : perte de temps, risque de disparition de fichiers, redondance, conservation d’information inutile ou obsolète…
La perte de temps à rechercher une information sur un support numérique est fréquemment constatée dans le monde professionnel et constitue un enjeu majeur.
À cette perte de temps, on peut désormais ajouter les enjeux juridiques sur la protection des données personnelles liés au Règlement général sur la protection des données (RGPD).
Votre gestion des documents et leur conservation doivent donc tenir compte des enjeux de conformité.
Aujourd’hui, le risque n’est pas qu’organisationnel, il est également financier.
Face aux défis du vrac numérique, il est important de savoir de quoi est constitué votre patrimoine informationnel et où il se trouve, mais aussi de maintenir sa sécurité.
Pour les organisations qui ont conscience de ces enjeux et afin de remédier au vrac numérique, il est primordial pour elles d’instaurer une politique d’archivage efficace, notamment grâce à un outil permettant une bonne gouvernance de la conservation des documents : le Système d’archivage électronique (SAE)*.
Optimiser sa boîte à outils
Les outils numériques ont pour vocation de vous faire gagner en efficacité et en productivité.
Les solutions numériques pour travailler à distance se multiplient et si vous gérez de multiples projets, vos partenaires auront tendance à vous proposer d’utiliser leurs outils.
Il est essentiel pour vous de veiller à ne pas utiliser trop d’outils car à terme cela pourrait devenir chronophage et contre-productif.
Nous vous conseillons d’évaluer précisément vos besoins. À partir de cette évaluation, il convient de mettre en place votre boîte à outils. Les outils que vous y intégrerez doivent couvrir l’ensemble des fonctionnalités dont vous avez besoin.
Si vous faites partie d’une entreprise et que vous êtes en télétravail, il faudra que vous vous concertiez avec votre employeur pour qu’il mette à votre disposition les logiciels adaptés à vos souhaits et en conformité avec la politique informatique de la société.
Aménager son espace de travail à domicile
Pour travailler depuis chez vous, il est important de penser à l’aménagement de votre espace de travail. Le temps et l’espace sont indissociables dans cette problématique. Si vous n’avez pas d’endroit pour vous isoler, vous aurez du mal à travailler de chez vous.
Si vous êtes salarié, il revient à votre employeur de vous de fournir les équipements nécessaires au télétravail : ordinateur, imprimante, etc.
Il doit également mettre à votre disposition un digital workplace*, c’est-à-dire vous donner acccès à l’ensemble des outils informatiques : outils de communication de l’entreprise, gestion documentaire et applications métier.
Un espace dédié
L’emplacement de l’espace de travail à votre domicile doit être mûrement réfléchi. Vous devez en effet pouvoir disposer d’une surface de travail dédiée à votre activité professionnelle. Idéalement, elle doit se situer dans une pièce, séparée du reste du logement.
Si cela n’est pas possible, un autre lieu est envisageable (salon, chambre) si vous pouvez y travailler au calme et sans être dérangé.
Vous devez veiller à la propreté et au rangement de votre espace de travail.
L’ergonomie
Nous retrouvons les mêmes principes que pour le travail en entreprise. L’ergonomie va concerner l’installation du bureau et du matériel.
Le bureau doit être aménagé de telle sorte que le corps soit détendu au maximum, sans tension dans les épaules ou le dos.
L’écran ne doit pas être installé trop près ni trop loin de vous : une distance de 50 cm à 70 cm permet un bon confort visuel.
Le haut de l’écran doit se situer à la même hauteur que les yeux du salarié.
En cas de travail sur un ordinateur portable, un support permettra de mettre l’écran à la bonne hauteur.
Le fauteuil doit être rembourré et réglable au niveau de la hauteur de l’assise et du dossier, de même que les accoudoirs. Vous devez pouvoir y appuyer votre dos confortablement. Le fauteuil doit être réglé de telle sorte que vos avant-bras soient au niveau du clavier.
Le clavier est placé à environ 10 à 15 cm du rebord du bureau : les mains et avant-bras doivent pouvoir s’y appuyer. Pour optimiser encore le confort de travail, vous pouvez opter pour une souris verticale. Elle évite les tensions musculaires dans l’avant-bras et est confortable à utiliser sur la durée.
Dans la mesure du possible il est préférable d’éviter de positionner le fauteuil dos à la fenêtre. Si cela est possible, privilégiez une pièce bénéficiant d’une lumière naturelle.
Pour le soir ou les jours de pluie, il vous faudra utiliser un éclairage adapté. Dans tous les cas, il faut veiller à n’avoir aucun reflet ni éblouissement sur l’écran.
Le rangement
Nous attirons votre attention sur l’importance du rangement et du classement.
N’hésitez pas à investir dans des rangements adéquats : pochettes, boîtes, corbeilles de rangement… Il existe également des rangements portables, initialement conçus pour les bureaux partagés, permettant de ranger toutes vos affaires après une journée de travail.
Un espace personnalisé
Il est essentiel que vous vous sentiez à l’aise au sein de votre espace de travail à domicile et que vous puissiez le rejoindre sans appréhension le matin. L’apport d’éléments décoratifs personnalisés contribue fortement à créer une atmosphère chaleureuse.
Par exemple, vous pouvez placer dans votre bureau des objets décoratifs, du mobilier, des photos, des tableaux…
Les plantes ont par ailleurs des vertus apaisantes en agissant sur le stress.
Coworking et tiers-lieux
Lorsque vous vous déplacez pour effectuer les missions liées à votre travail, il est fondamental que vous puissiez trouver un cadre de travail confortable ainsi que des conditions de travail satisfaisantes.
Les espaces de coworking et les tiers-lieux peuvent satisfaire à vos attentes.
Ce sont aussi des alternatives au travail à domicile, pour vous permettre de sortir de chez vous et rompre l’isolement.
La mise en place du coworking a débuté aux États-Unis. Il s’agit de proposer un grand espace où plusieurs coworkers travaillent en un même lieu.
On y retrouve beaucoup d’entrepreneurs et de prestataires de services. Il s’agit d’une alternative intéressante à la solitude que procure le travail chez soi ou à la prise de locaux classiques qui requiert un budget plus important.
Le fonctionnement du coworking est très flexible : il est possible de réserver un espace pour une demi-journée, une journée, un mois ou une année.
Enfin, les espaces de coworking sont bien équipés en mobiliers et matériels, disposent de bonnes connexions Internet et ils se trouvent dans des endroits facilement accessibles.
Il existe des espaces de coworking dans de nombreuses villes.
Pour trouver un espace, une recherche Internet avec « coworking + nom de la ville » vous permettra de trouver les principales offres de coworking à proximité de chez vous ou lorsque vous vous déplacez.
La notion de « tiers-lieu » a été utilisée par le sociologue américain Ray Oldenburg, dans un ouvrage paru en 1989, The Great, Good Place, pour définir des lieux hybrides en ville : « Des lieux qui ne relèvent ni du domicile, ni du travail. Des lieux hybrides qui se situent entre l’espace public et l’espace privé, contribuant ainsi au développement économique et à l’activation des ressources locales. »
Si votre activité est axée sur l’innovation, cela peut être intéressant de fréquenter des tiers-lieux.
En outre, si vous avez besoin d’expérimenter et de créer un prototype, il existe des tiers-lieux de fabrication numérique.
Il est intéressant de noter que le confort de la maison s’invite de plus en plus sur les lieux de travail en entreprise ou dans les espaces de coworking.
En effet, la conception de bureaux a tendance à évoluer pour atténuer la frontière entre le confort de la maison et les nécessités du bureau.
Cela peut impliquer des sièges de style salon qui permettent des réunions plus informelles, l’utilisation de verdure comme tampons esthétiquement agréables qui aident également à créer une ambiance apaisante, et une cuisine équipée ou des aires de repos qui reproduisent les aspects pratiques de la maison.
Ce style se retrouve par exemple illustré ci-après.
Bureaux de JLL à La City de Londres Source : www.tetris-db.com
Témoignage
Edouard Forzy - Président et fondateur de la Mêlée
« La Cantine fut le premier lieu de coworking digne créé en 2008 par l’association de start-up parisiennes Silicon Sentier.
C’est en 2009, suite à des rencontres avec ses fondateurs Stéphane Distinguin et Marie-Vorgan Le Barzic, que je trouve le concept intéressant, mais le numérique en est encore à ses débuts en province.
Si ce nouveau concept fonctionne bien à Paris, je me demande : "Est-il applicable à un écosystème bien moins effervescent dans une tranquille ville de province ?"
Après une rapide étude de marché, la réponse semble positive, mais les moyens à engager sont immenses et la municipalité de l’époque à laquelle l’association la Mêlée présente le projet le considère intéressant mais un peu ovniesque… Cela ne sera pas tout de suite et l’association, à l’époque principalement composée de bénévoles, n’a pas les moyens d’investir dans un tel lieu
Malgré tout, et grâce à la mise à disposition de locaux "au fond d’un garage", la Cantine Toulouse naît en décembre 2010. Elle sera ensuite suivie par la Cantine à Nantes début 2011 et donnera lieu à un réseau des Cantines qui sera pendant des années le réseau des tiers-lieux de référence français, faisant par la suite émerger des dispositifs tels que les "quartiers numériques" aujourd’hui devenus la fameuse "French Tech".
Malgré la simplicité et le mauvais emplacement du lieu, le concept prend rapidement. Les coworkers et les événements affluent. La rencontre crée les projets, qui créent les start-up qui créent les incubateurs tels que le Starter lancé par la Mêlée en 2014 dans le nouveau lieu développé sur Toulouse en plein centre-ville en octobre 2012. La nouvelle Cantine y prend ses murs et devient le lieu de référence du numérique au sein du réseau des Cantines.
Le concept se développera ensuite dans les départements ou les fondateurs iront aider au développement de ces nouveaux lieux, créer des réseaux locaux (tels que le cowork in Tarn ou encore le réseau des tiers lieux d’Occitanie).
On dénombre 10 ans plus tard plus de 200 tiers-lieux en Occitanie, et probablement une cinquantaine pour la seule agglomération toulousaine
C’est dans ces lieux, en "organisant le hasard", qu’un nouveau monde naissait, et continue de se développer, bouleversant les façons de travailler, accélérant le savoir, la création d’entreprises, encore accélérée avec la crise de la Covid-19. »